Gestione Documentale e dei Processi
VI AIUTIAMO A GESTIRE IL VOSTRO PATRIMONIO PIÙ PREZIOSO: LE INFORMAZIONI
MIGLIORIAMO I VOSTRI PROCESSI E RENDIAMO SEMPLICE IL LAVORO
La soluzione di archiviazione offerta da Marka Service consiste in un software per la gestione documentale completo che permette di gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, fax, emails, fatture, dati da ERP e CRM.
Il software integra in un’unica piattaforma le funzioni di archiviazione, conservazione sostitutiva a norma, fatturazione elettronica e gestione dei processi aziendali.
Il modellatore grafico permette a chiunque di disegnare e rendere efficace in breve tempo la gestione dei workflow aziendali senza programmi personalizzati.
PERCHÉ UTILIZZARE LA SOLUZIONE
- Potenziare l’accesso e la condivisone di informazioni cruciali per il proprio business, con notevole risparmio di tempo, costi e risorse.
- Prodotto flessibile, non ha limiti di dimensione e settore.
- È possibile gestire e monitorare il ciclo di vita di qualunque informazione strategica per l'azienda.
- Si possono archiviare e organizzare le informazioni e, utilizzando un intuitivo modellatore grafico, stabilire il percorso che seguiranno, incluse approvazioni, firme digitali e grafometriche.
BENEFICI IMMEDIATI DELLA SOLUZIONE
- Maggiore sicurezza e affidabilità dei dati tramite archiviazione centralizzata protetta.
- Massima efficienza delle attività e dei flussi di informazioni per ridurre i costi.
- Migliore comunicazione, condivisione e collaborazione tra gli operatori anche grazie alla chat aziendale integrata nei flussi documentali.
- Automatizzazione delle attività e della creazione di documenti e reportistica per poter dedicare il tempo ad altri compiti.
- Ottimizzazione del tempo di trasferimento del lavoro tra le diverse fasi di un’attività.
- Abbattimento dei costi relativi alla documentazione stampata.
RIDUZIONE DEI COSTI
Il costo dell’archiviazione cartacea dei documenti amministrativi e contabili come fatture, libri e registri è determinato solo in parte dai costi di stampa, carta e stoccaggio in archivio e in parte dalle risorse che interagiscono con l’archivio, dove è necessario conteggiare il tempo impiegato per l’archiviazione la ricerca e la gestione degli archivi stessi. La conservazione digitale e la gestione documentale intervengono su tutte queste voci di costo, al netto dei benefici che si possono ottenere da una riorganizzazione delle mansioni del personale prima impiegato in attività di archivio improduttive.
Il costo medio di Archiviazione fisica di un Documento per 10 anni è di circa € 20
Un impiegato spende dai 20 minuti alle 3 ore al giorno per la ricerca dei documenti.
La ricerca di un documento costa circa 6 €.
Il 50% dei documenti viene duplicato almeno 6 volte in 10 anni.
100.000 pagine A4 occupano in altezza circa 15 m
ALMENO il 7% dei documenti cartacei viene smarrito o distrutto.
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PIÙ ADATTO ALLE TUE ESIGENZE!
gestione documentale
Raccoglie e organizza automaticamente le informazioni per renderle facilmente accessibili, anche da mobile!
La soluzione per la gestione documentale permette di organizzare qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, fax, emails, fatture, sms, dati da ERP e CRM. Con la nostra soluzione è possibile:
- Migliorare la condivisione e la ricerca
- Organizzare flussi operativi fluidi e focalizzati
- Centralizzare le informazioni
- Garantire la sicurezza delle informazioni
Alcuni gestionali / ERP permettono la scansione e l’archiviazione digitale del documento passivo, ma è necessario associare singolarmente il file della scansione alla registrazione; questo inoltre rende necessario eseguire la scansione dei singoli documenti in modo da ottenere PDF separati per ciascuno di essi, con conseguenti tempi di archiviazione di una fattura ricevuta pari o addirittura superiori alla registrazione della stessa.
Grazie al potente motore di riconoscimento delle scansioni introdotto con la nostra soluzione sarà possibile azzerare questi tempi: i documenti verranno acquisiti con scanner in modo massivo ed il software farà il resto, dalla spezzatura dei PDF all’associazione e successiva registrazione del vostro gestionale, rendendo possibile richiamare il PDF con un clic e la ricerca rapida dei documenti per contenuto (full-text con OCR).
processi aziendali
La nostra soluzione contribuisce all’efficienza del sistema aziendale, tramite l’ottimizzazione dei processi e l’automatizzazione delle procedure
Piattaforma per la gestione dei processi aziendali che consente di progettare l’esecuzione dei processi in maniera immediata ed intuitiva grazie all’editor grafico integrato.
È possibile:
- MODELLARE: Grazie al Modellatore Grafico di workflow si possono definire azioni, vincoli, tempi e partecipanti delle attività il tutto “disegnando” i processi.
- ESEGUIRE: Il Workflow consente all’azienda di semplificare l’esecuzione delle attività, che arrivano direttamente sulla “scrivania elettronica” di chi deve svolgerle.
- MONITORARE: è possibile monitorare e misurare le prestazioni di ogni processo per identificare eventuali aree di inefficienza.
conservazione a norma
la conservazione digitale sostitutiva è essenziale per una completa dematerializzazione dei processi aziendali
La Conservazione Sostitutiva prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dalla normativa.
Proponiamo soluzioni per la Conservazione Sostitutiva a Norma sia in modalità in house che outsourcing.
CONSERVAZIONE IN HOUSE
La nostra soluzione integra nativamente un modulo che permette di avviare un progetto di conservazione sostitutiva in house. I documenti dematerializzati e archiviati, firmati digitalmente e completi dei propri metadati, compongono un pacchetto informativo che viene inviato al sistema di conservazione sul server aziendale, secondo un formato predefinito e certificato. Periodicamente saranno creati i Pacchetti di Archiviazione (PdA).
CONSERVAZIONE OUTSOURCING
è un servizio cloud che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma.
- I documenti digitali o scansiti vengono inviati (già firmati o da firmare) al cloud tramite integrazione col gestionale/ ERP.
- Il servizio può apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto del Cliente
- In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti dall’interfaccia web
I VANTAGGI
- Miglioramento della sicurezza delle informazioni
- Ottimizzazione delle ricerche
- Eliminazione degli archivi cartacei
- In Outsourcing: eliminazione della gestione del Server dedicato alla Conservazione
fatturazione elettronica
Il servizio accreditato proposto gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da e verso aziende private (B2b), verso gli acquirenti finali (B2c) e verso la Pubblica amministrazione (B2PA) anche per i subappaltatori (come richiesto dalla normativa).
Il nostro servizio permette di:
- Archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali in uso e organizzarle
- Ricevere fatture XML ed inviare notifiche di accettazione/rifiuto
- Trasmettere le fatture al SDI e gestire ricevute/notifiche
- Ricercare e consultare le fatture emesse, corredate da messaggi e notifiche del SdI, da qualsiasi device mobile
- Consente di portare le fatture in Conservazione Elettronica Sostitutiva a Norma
gdpr
la nostra Soluzione garantisce la conformità al general data protection regulation attraverso la gestione delle informazioni e dei processi aziendali
Le integrazioni con gli altri sistemi presenti in azienda garantiscono un approccio “by design”:
- Documenti crittografati accessibili solo dalla nostra soluzione
- Gestione di tutto il ciclo di vita delle Informazioni del Sistema
- Storico di tutte le revisioni e modifiche sempre disponibile (dimostrazione con prove documentali della piena conformità al regolamento)
- Privacy Impact Assesment: Template predefinito per redazione PIA e flusso approvativo delle Aree competenti
- Impostazione matrice dei rischi per il singolo trattamento e relative scadenze di verifica
- Gestione Data Breach: Integrazione con tutte le applicazioni in uso per una gestione puntuale di eventuale violazione dei dati (dalla notifica all’invio della comunicazione all’Autorità competente e agli utenti interessati)