Come aiutiamo le aziende a individuare una soluzione di stampa adatta ai propri volumi, ai processi di lavoro e alle reali esigenze dell’ufficio.
Scegliere una stampante a noleggio per l’ufficio non significa soltanto confrontare modelli e canoni mensili. La soluzione più adatta dipende dal modo in cui l’azienda lavora, dal numero di persone che utilizzano il dispositivo, dai volumi prodotti e dalle attività svolte oltre alla semplice stampa.
Prima di valutare il noleggio di stampanti e multifunzione, è quindi utile partire dalle esigenze dell’ufficio e capire quali elementi incidono sul costo e sulla qualità del servizio.
In questo articolo vediamo quali aspetti consideriamo insieme ai nostri clienti per individuare una soluzione proporzionata, funzionale e semplice da gestire nel tempo.
Partiamo dalle esigenze reali dell’ufficio
Il primo dato da considerare è il volume di stampa mensile. Non è necessario conoscere il numero esatto di pagine prodotte, ma è importante avere una stima realistica dell’utilizzo medio e degli eventuali picchi di lavoro.
Alcune aziende stampano in modo costante durante tutto l’anno, altre concentrano una parte significativa delle attività in determinati periodi, per esempio durante le chiusure contabili.
Anche il numero di utenti e l’organizzazione degli spazi incidono sulla scelta. Un piccolo ufficio può lavorare bene con un’unica macchina condivisa, mentre un’azienda con più reparti potrebbe avere bisogno di distribuire i dispositivi in modo diverso.
Quando iniziamo a lavorare con un nuovo cliente, partiamo proprio dall’analisi dell’utilizzo quotidiano. Prima di proporre un dispositivo, lo aiutiamo a valutare:
- il volume medio mensile e i possibili picchi di utilizzo;
- il numero di utenti e reparti coinvolti;
- la percentuale di stampe a colori;
- la necessità di utilizzare il formato A3 oltre all’A4;
- la frequenza delle attività di copia e scansione.
Il nostro obiettivo non è proporre la macchina con il maggior numero di funzioni, ma individuare quella realmente coerente con le attività dell’azienda. È questo il punto di partenza dei nostri servizi di noleggio stampanti.
Stampante o multifunzione: quali funzioni servono davvero?
Molti clienti arrivano da noi senza avere ancora chiaro quale sia la differenza tra una stampante e una multifunzione, oppure quali caratteristiche possano fare davvero la differenza nel lavoro quotidiano.
Le moderne stampanti multifunzione per ufficio integrano stampa, copia e scansione e possono collegarsi alla rete aziendale, alle caselle e-mail e alle cartelle condivise.
La scelta tra un dispositivo A4 e uno A3 dipende dal tipo di documenti prodotti. Per molti uffici il formato A4 è sufficiente; l’A3 diventa invece importante per attività tecniche, grafiche, progettuali o per la produzione di materiali commerciali.
Anche la stampa a colori deve essere valutata in base alle reali necessità. Può essere indispensabile per presentazioni, grafici, proposte rivolte ai clienti e documentazione tecnica, ma non sempre è necessaria per le attività amministrative quotidiane.
La scansione merita la stessa attenzione. Un alimentatore automatico, la scansione fronte-retro e l’invio diretto verso e-mail o cartelle di rete possono ridurre le operazioni manuali e rendere più semplice la gestione dei documenti.
La velocità di stampa è un parametro utile, soprattutto quando il dispositivo viene utilizzato da molte persone, ma non dovrebbe essere l’unico criterio. Affidabilità, semplicità di utilizzo, qualità della scansione e integrazione con i sistemi aziendali incidono spesso maggiormente sull’esperienza quotidiana.
Per questo, durante la consulenza per il noleggio di stampanti, cerchiamo di capire non solo quanto il cliente stampa, ma anche come copia, scansiona, condivide e archivia i documenti.
Da cosa dipendono il canone e il costo copia?
Una delle prime domande che ci viene posta riguarda naturalmente il costo del noleggio. La risposta, però, non può dipendere soltanto dal modello della macchina.
Il costo delle stampanti a noleggio dipende da diversi fattori: il modello scelto, la durata del contratto, i volumi previsti, l’utilizzo del colore, gli accessori richiesti e i servizi inclusi.
Per questo motivo, confrontare soltanto il canone mensile può essere fuorviante. Un’offerta apparentemente più economica potrebbe prevedere un numero inferiore di copie comprese, servizi meno completi o condizioni di assistenza differenti.
Il costo copia è l’importo applicato a ogni pagina o impressione conteggiata dal dispositivo, e viene normalmente distinto tra bianco e nero e colore. In alcuni contratti è previsto un determinato numero di copie incluse nel canone, in altri il calcolo avviene sulla base dei consumi effettivi.
Quando elaboriamo una proposta, analizziamo insieme al cliente i volumi reali e cerchiamo di evitare stime troppo alte o troppo basse, che potrebbero rendere il contratto poco conveniente nel tempo.
Controlla cosa comprende il contratto di noleggio
Nel nostro lavoro vediamo spesso aziende che hanno scelto un’offerta di noleggio stampanti multifunzione basandosi principalmente sul canone, per poi scoprire che alcuni servizi o interventi non erano compresi. Per questo riteniamo fondamentale spiegare con chiarezza cosa include la proposta.
Le principali voci da controllare sono:
- canone mensile e durata del contratto;
- numero di copie comprese e costo delle eccedenze;
- toner, ricambi e manutenzione inclusi;
- installazione e configurazione delle postazioni;
- modalità e tempi di assistenza tecnica;
- eventuali costi di ritiro, sostituzione o fine noleggio.
Anche l’assistenza merita particolare attenzione. Una stampante ferma può rallentare attività amministrative, operative e commerciali. Prima di scegliere il fornitore è quindi utile conoscere le modalità di apertura delle segnalazioni, i tempi di presa in carico e le soluzioni previste quando il guasto non può essere risolto rapidamente.
Per questo proponiamo soluzioni di noleggio e assistenza tecnica per stampanti multifunzione pensate per accompagnare il cliente non solo nella scelta del dispositivo, ma anche nella sua gestione quotidiana.
La soluzione giusta parte dal modo in cui lavora l’azienda
Non esiste una stampante migliore in assoluto. La scelta dipende dai volumi, dal numero di utenti, dai formati utilizzati, dalle funzioni necessarie e dal livello di assistenza richiesto.
Per questo il nostro approccio parte sempre dall’ascolto e dall’analisi dell’organizzazione del lavoro, non semplicemente dal modello disponibile o dal canone più basso.
Con le nostre soluzioni di vendita e noleggio di stampanti e multifunzione, affianchiamo aziende e professionisti nella scelta della configurazione più coerente con le loro esigenze di stampa e scansione.
Noleggio stampanti per aziende in Veneto e Friuli-Venezia Giulia
Dalle nostre sedi di Vittorio Veneto e Tavagnacco, lavoriamo ogni giorno a fianco delle aziende che cercano consulenza e soluzioni di noleggio stampanti in Veneto e in Friuli-Venezia Giulia.
Seguiamo imprese delle province di Treviso, Padova, Pordenone e Udine, oltre alle realtà presenti nelle aree limitrofe. La vicinanza territoriale ci permette di conoscere direttamente le esigenze del cliente e di accompagnarlo anche dopo l’installazione, con un supporto dedicato alla gestione della soluzione scelta.
Alcuni dei clienti che ci hanno scelto hanno sede in altre regioni italiane e anche all’estero. Grazie alla nostra organizzazione interna e alle partnership strategiche sviluppate nel tempo, possiamo seguire aziende distribuite sul territorio nazionale e supportare anche realtà con sedi internazionali.
Che si tratti di sostituire una stampante, riorganizzare i dispositivi presenti nei diversi reparti o valutare un nuovo contratto di noleggio, partiamo sempre dall’analisi delle esigenze e delle funzioni realmente necessarie.
Stai valutando il noleggio di una stampante o di una multifunzione per la tua azienda?
Contattaci per raccontarci le tue esigenze: insieme possiamo individuare la soluzione più adatta al tuo ufficio.