Come trasformare firme, note spese, approvazioni e attività ripetitive in flussi digitali più semplici, tracciabili e integrati.
Digitalizzare un documento è solo il primo passo. Una fattura può essere già elettronica, un contratto può essere disponibile in PDF e uno scontrino può essere fotografato dallo smartphone: questo, però, non significa necessariamente che anche il processo che li accompagna sia digitale.
Se per approvare una fattura servono ancora e-mail, solleciti e passaggi manuali, oppure se un dipendente deve trascrivere uno a uno i dati di ogni spesa, una parte importante del lavoro resta legata a procedure lente e frammentate.
La “digitalizzazione processi aziendali” interviene proprio su questi passaggi. Documenti, informazioni, persone e attività vengono collegati attraverso workflow che definiscono cosa deve succedere, chi deve intervenire e quali azioni possono essere automatizzate. In questo articolo vediamo cosa significa passare dalla semplice digitalizzazione dei documenti alla gestione digitale dei processi e come questo approccio può essere applicato concretamente ad attività quotidiane come la firma dei contratti, la gestione dei rimborsi spese e l’approvazione delle fatture fornitori.
Digitalizzare i documenti non significa ancora digitalizzare il processo
Eliminare la carta porta già diversi vantaggi: i documenti diventano più semplici da archiviare, cercare, condividere e consultare.
Il passaggio decisivo avviene quando il documento entra in un workflow documentale e diventa parte di un processo strutturato.
Un workflow definisce una sequenza di attività: acquisizione del documento, classificazione, verifica, approvazione, eventuale firma, archiviazione e conservazione.
A ogni passaggio possono essere associate persone, responsabilità, notifiche e regole.
La gestione documentale diventa quindi parte di un processo più ampio. Non serve soltanto a sapere dove si trova un documento, ma anche a conoscerne lo stato, capire chi deve intervenire e quale attività deve avvenire successivamente.
È con questa logica che progettiamo le nostre soluzioni di Gestione Documentale e dei Processi: centralizzare informazioni e documenti, ma anche strutturare i flussi attraverso cui vengono elaborati e utilizzati. La piattaforma ARXivar, a esempio, permette di digitalizzare l’intero ciclo di vita del documento e di creare workflow standardizzati per attività di acquisizione, firma, modifica, protocollo e conservazione.
Da dove partire per digitalizzare un processo aziendale?
Non tutti i processi devono essere trasformati contemporaneamente.
Spesso conviene partire dalle attività che assorbono più tempo o che presentano passaggi ripetitivi: dati inseriti manualmente in più sistemi, documenti inviati tramite e-mail, approvazioni difficili da monitorare, solleciti frequenti o informazioni distribuite tra più persone.
Prima di digitalizzare i processi, è necessario capire come funzionano oggi: da dove partono le informazioni, quali persone vengono coinvolte, quali decisioni devono essere prese e dove si creano rallentamenti.
Solo a quel punto è possibile costruire un flusso digitale su misura che automatizzi le attività ripetitive e lasci alle persone quelle che richiedono valutazione e controllo.
È un passaggio importante, perché un processo di digitalizzazione aziendale efficace non dovrebbe limitarsi a trasferire online procedure già inefficienti, ma partire dalla loro revisione e dall’ottimizzazione dei processi aziendali.
Firma elettronica: il contratto entra nel workflow
La firma dei contratti è un esempio concreto di come un’attività documentale possa essere inserita in un workflow digitale più ampio.
In un processo tradizionale, un contratto può essere preparato, inviato al cliente, stampato, firmato, restituito e infine archiviato. Anche quando parte di questi passaggi avviene via e-mail, il controllo sullo stato del documento può rimanere frammentato.
L’inserimento della firma elettronica all’interno del workflow permette invece di gestire dalla stessa piattaforma creazione, invio, monitoraggio e archiviazione della sessione di firma, definendo notifiche e passaggi in base al processo previsto.
La firma non viene quindi gestita come un’attività isolata, ma può diventare una fase di un processo digitale più ampio, dalla predisposizione del contratto fino alla sua archiviazione e conservazione.Le diverse tipologie di firma e gli aspetti normativi richiedono naturalmente valutazioni specifiche. Se ti interessa approfondire, abbiamo trattato l’argomento nel nostro articolo dedicato alla dematerializzazione e alla firma digitale.
Note spese: quando l’AI riduce l’inserimento manuale
Lo stesso approccio si applica alla gestione dei rimborsi spese, dove diverse attività manuali possono essere integrate in un unico flusso digitale.
Nel processo tradizionale il dipendente deve spesso inserire manualmente dati come tipologia di spesa, data, importo, valuta ed esercente, allegando poi il documento giustificativo. Questa operazione deve poi essere ripetuta per ogni singola spesa, con effetti su tempi, efficienza e possibilità di errore.
L’integrazione dell’intelligenza artificiale in questi processi consente l’acquisizione e l’analisi del documento per estrarre automaticamente le informazioni necessarie e compilare i relativi campi. Se il livello di accuratezza non dovesse raggiungere la soglia impostata, il sistema lo rileva e può richiedere una verifica all’utente prima di proseguire.
Il valore, però, non sta soltanto nell’AI. Una volta acquisita la spesa, il workflow può proseguire con la creazione della nota spese, l’invio automatico del task all’amministrazione, l’approvazione o il rifiuto delle singole voci e la comunicazione finale al dipendente.
È proprio qui che si vede la differenza tra digitalizzare un documento e digitalizzare un processo: la tecnologia non interviene su una singola operazione, ma collega tra loro tutte le fasi, riducendo attività manuali, tempi e passaggi intermedi.
Approvazione delle fatture fornitori: un flusso più semplice e tracciabile
Anche l’approvazione delle fatture fornitori mostra come un processo composto da più passaggi possa essere strutturato e tracciato digitalmente.
Una fattura in ingresso deve essere registrata, verificata e spesso approvata da una o più persone prima del pagamento. Se il processo avviene attraverso e-mail, allegati e comunicazioni separate, diventa più difficile sapere chi deve intervenire, quali documenti sono stati controllati e a che punto si trova l’approvazione.
Un workflow digitale permette invece di indirizzare automaticamente la fattura agli utenti coinvolti, assegnare task, registrare le attività e mantenere uno storico dei passaggi.L’integrazione con ERP e altri sistemi aziendali consente inoltre di collegare informazioni che altrimenti rimarrebbero distribuite tra applicativi differenti, riducendo i passaggi manuali e rendendo più semplice seguire la fattura dalla ricezione fino all’approvazione.
Un processo digitale deve essere anche controllabile
Automatizzare non significa perdere il controllo.
Al contrario, uno dei vantaggi dei workflow è poter definire con chiarezza ruoli e responsabilità, conoscere lo stato di un’attività e ricostruire i passaggi svolti.
Task, notifiche, autorizzazioni, storico e dashboard permettono di capire dove si trova un documento e cosa deve ancora accadere. La centralizzazione delle informazioni riduce inoltre la dipendenza da caselle e-mail personali, cartelle locali o conoscenze affidate alla singola persona.
Questo diventa particolarmente importante quando il processo coinvolge più reparti: amministrazione e acquisti per una fattura, HR e responsabili per una nota spese, commerciale e cliente per un contratto.
La piattaforma non sostituisce le decisioni delle persone: organizza il processo, assegna le attività e rende più semplice seguirne l’avanzamento.
Non esiste un solo processo da digitalizzare
Firma, rimborsi e fatture sono soltanto alcuni esempi.
Nella gestione quotidiana di un’azienda, la digitalizzazione dei processi aziendali può riguardare anche richieste di acquisto, ferie e permessi, rinnovi contrattuali, documentazione qualità, ordini, pratiche di recupero crediti e molte altre attività.
Il punto di partenza cambia da azienda ad azienda. Per questo, prima di scegliere la tecnologia, analizziamo i processi e le logiche esistenti per individuare le attività che possono essere semplificate, standardizzate o automatizzate e le integrazioni necessarie con gli strumenti già utilizzati.
Dalla gestione documentale alla gestione dei processi aziendali con Marka Service
Con le nostre soluzioni affianchiamo le aziende nella gestione della documentazione e nella digitalizzazione dei processi, integrando strumenti ARXivar per workflow, firma elettronica, conservazione, fatturazione e automazione.
Il lavoro non parte dal software in sé, ma dal processo: analizziamo documenti, passaggi, ruoli e sistemi coinvolti per costruire un flusso che possa inserirsi nell’operatività quotidiana senza aggiungere nuovi livelli di complessità.
Questi temi sono stati al centro anche del nostro evento Digital Process and Smart Flow, durante il quale abbiamo approfondito casi concreti legati alla firma elettronica, alla gestione digitale dei rimborsi spese e all’approvazione delle fatture fornitori.
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