Allestimento sale riunioni: tecnologie e soluzioni per videoconferenze e meeting efficienti
Come progettiamo meeting room tecnologiche pensate per semplificare la collaborazione, migliorare le videoconferenze e rendere più immediata la condivisione dei contenuti.
Una riunione dovrebbe iniziare quando le persone entrano in sala, non dopo dieci minuti trascorsi a collegare un computer, cercare il cavo giusto o capire perché chi partecipa da remoto non riesce a sentire.
Eppure sono proprio questi piccoli problemi a rendere spesso poco efficaci le sale meeting aziendali. La tecnologia è presente, ma non sempre è stata progettata in funzione dello spazio, del numero di persone e delle modalità con cui vengono organizzate le riunioni.
In questo articolo vediamo quali elementi consideriamo quando ci occupiamo dell’allestimento di sale riunioni, quali tecnologie possono fare la differenza e perché la configurazione deve partire dal modo in cui quello spazio verrà utilizzato.
Cosa rende davvero smart una sala riunioni?
Una sala riunioni tecnologica non è semplicemente una stanza con un grande monitor e una videocamera.
Per essere realmente funzionale, una sala deve rendere semplici collegamento, condivisione e comunicazione anche con chi partecipa da remoto. Questo significa progettare insieme qualità dell’audio, visibilità dello schermo, posizione della videocamera, collegamento dei dispositivi, piattaforme utilizzate e stabilità della connessione.
Anche le caratteristiche dell’ambiente incidono sul risultato. Dimensioni, disposizione dei partecipanti, illuminazione, distanza dagli schermi e acustica possono influenzare la qualità di audio e video e vanno quindi considerate insieme alla scelta delle tecnologie.
Soprattutto, conta il modo in cui la sala verrà utilizzata. Uno spazio destinato a riunioni tra poche persone richiede una configurazione diversa rispetto a una conference room utilizzata per meeting direzionali o incontri con partecipanti collegati da più sedi.
L’allestimento della meeting room parte dallo spazio
La metratura della sala, la disposizione dei posti e il numero medio di partecipanti incidono direttamente sulla scelta delle tecnologie.
Una sala piccola può richiedere una soluzione compatta, con display, videocamera e sistema audio integrati. In ambienti più grandi possono invece essere necessari schermi di dimensioni superiori, microfoni dedicati o videocamere capaci di seguire chi sta parlando.
Per questo proponiamo configurazioni differenti in base alle dimensioni della sala e al numero di partecipanti: dalle Small Room per gruppi ridotti, alle Medium Room, fino alle Executive Room destinate ad ambienti direzionali più ampi.
Quando un’azienda dispone di più sale, è utile considerare anche la coerenza tra gli ambienti. Le configurazioni possono cambiare in base alle dimensioni e alle esigenze, ma mantenere modalità di utilizzo simili permette alle persone di passare da una sala all’altra senza dover imparare ogni volta un sistema diverso. Questo rende più semplice anche la formazione degli utenti e la gestione dell’infrastruttura.
Quali tecnologie servono in una sala riunioni smart?
Le tecnologie disponibili sono numerose, ma devono essere selezionate in funzione dell’esperienza che si vuole ottenere.
Tra gli strumenti che possiamo integrare troviamo:
- display professionali 4K e lavagne interattive;
- sistemi audio-video e videocamere PTZ con auto-tracking intelligente;
- microfoni e speaker adeguati alle dimensioni dell’ambiente;
- piattaforme di Unified Communication come Google Meet, Microsoft Teams, Zoom e Webex;
- soluzioni BYOD (Bring Your Own Device), che consentono agli utenti di utilizzare facilmente il proprio dispositivo;
- infrastrutture di connettività sicure e scalabili.
Si tratta di tecnologie presenti nella nostra offerta Visual Communication, ma il loro valore emerge soprattutto quando vengono integrate all’interno di un unico sistema.
Installare una videocamera molto evoluta, per esempio, serve a poco se l’audio non permette a chi è collegato da remoto di seguire chiaramente la conversazione. Allo stesso modo, un grande display non risolve i problemi di una sala in cui condividere una presentazione richiede ogni volta configurazioni diverse.
Videoconferenze e piattaforme: partire dagli strumenti già utilizzati
Con il lavoro ibrido, molte riunioni coinvolgono persone presenti in sala e altre collegate da remoto. In questi casi audio e video devono permettere a tutti di seguire e intervenire con la stessa semplicità.
Videocamere con tracking intelligente, microfoni e sistemi audio correttamente dimensionati aiutano a rendere più chiari gli interventi e l’ascolto anche negli ambienti più ampi.
Un altro elemento da considerare è la piattaforma di collaborazione già utilizzata dall’azienda. Alcune realtà lavorano prevalentemente con Microsoft Teams, Zoom o Webex e possono preferire un allestimento della sala conferenze, configurata principalmente per quella piattaforma. In altri casi può essere più utile una configurazione flessibile, capace di supportare strumenti differenti e dispositivi diversi.
La tecnologia deve adattarsi alle abitudini di lavoro, non obbligare le persone a modificarle ogni volta che entrano in sala.
BYOD e semplicità: una riunione deve poter iniziare subito
Uno degli aspetti che valutiamo con maggiore attenzione è la semplicità con cui le persone possono utilizzare la sala.
Le soluzioni BYOD (Bring Your Own Device) permettono, quando adatte al contesto, di utilizzare il proprio notebook insieme agli strumenti presenti nell’ambiente. Possono essere particolarmente utili nelle sale utilizzate da reparti diversi, ospiti o collaboratori che accedono con il proprio notebook.
L’obiettivo è ridurre al minimo i passaggi necessari per iniziare una riunione, senza rinunciare alla sicurezza. Un sistema integrato e correttamente configurato permette infatti di gestire accessi, dispositivi e connessioni nel rispetto delle policy definite dall’area IT e dei requisiti previsti in materia di GDPR, privacy e sicurezza informatica.
La tecnologia dovrebbe essere immediata anche per chi utilizza la sala occasionalmente, senza richiedere configurazioni complesse o il supporto continuo del reparto IT. Se per avviare una videoconferenza è sempre necessario chiedere assistenza, probabilmente il problema non è l’utente, ma il modo in cui il sistema è stato progettato.
Una smart room può semplificare anche la gestione degli spazi
La tecnologia per le sale riunioni può semplificare anche la gestione degli spazi. Le nostre Workplace Solutions comprendono sistemi per la prenotazione di sale, postazioni e aree condivise, integrabili con gli strumenti già presenti in azienda.
In questo modo è possibile verificare la disponibilità degli ambienti, evitare sovrapposizioni e ridurre il tempo necessario per trovare e prenotare una sala libera.
Cosa valutiamo prima di progettare una sala riunioni tecnologica?
Quando ci occupiamo dell’allestimento di sale meeting, cerchiamo innanzitutto di capire come dovrà essere utilizzata.
Tra gli aspetti che analizziamo insieme al cliente ci sono:
- metratura e caratteristiche dello spazio;
- numero medio e massimo di partecipanti;
- frequenza e tipologia delle riunioni;
- presenza abituale di partecipanti da remoto;
- piattaforme di videoconferenza già utilizzate;
- dispositivi e infrastruttura già presenti;
- esigenze di condivisione e collaborazione;
- semplicità di utilizzo richiesta agli utenti.
Questa analisi permette di evitare due estremi: una sala poco attrezzata rispetto all’utilizzo previsto oppure una configurazione molto complessa, con strumenti e funzioni destinati a rimanere inutilizzati.
Un sistema flessibile e scalabile permette inoltre di adattare la sala nel tempo a nuovi utenti, piattaforme o ambienti senza ripensare completamente l’infrastruttura.
Con Marka Service, il supporto continua dopo l’installazione
Una meeting room efficace non si misura dal numero di dispositivi installati, ma dalla facilità con cui permette alle persone di collaborare ogni giorno.
Per questo con le nostre soluzioni Visual Communication non ci occupiamo soltanto della scelta e della configurazione delle tecnologie. Continuiamo ad affiancare il cliente anche dopo l’installazione, attraverso assistenza da remoto e on-site, formazione all’utilizzo, reporting periodico, personalizzazione, ottimizzazione proattiva e aggiornamento del sistema.
Con le sedi di Vittorio Veneto e Tavagnacco garantiamo una presenza diretta in Veneto e Friuli-Venezia Giulia, seguendo allo stesso tempo clienti su tutto il territorio nazionale e, grazie alla nostra organizzazione e alle partnership tecniche, anche realtà attive in ambito europeo.
Stai progettando una nuova sala riunioni o vuoi rendere più efficiente uno spazio già esistente? Contattaci: analizziamo insieme spazio, tecnologie e modalità di utilizzo per progettare una soluzione semplice da usare e gestire nel tempo.